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オフサイトミーティグ活用事例２－収益力向上プロジェクトチームのチームワーク醸成

この事例では、「オフサイトミーティングのある場面での、参加者のやりとりの再現」を最後に書いてみました。実際のやりとりをほぼ忠実に再現してあります。参加者の方々のやりとりと、プロセスデザイナーの突っ込みもお楽しみ下さい。

１．テーマ　収益力向上プロジェクトチームのチームワーク醸成
２．舞台　産業設備機械メーカーＺ社　収益力向上プロジェクト
３．オーナー（依頼者）　Ｚ社社長
４．問題状況
Ｚ社では、２年前から収益力向上プロジェクトをスタートさせ、まずは機械設計業務の効率化を狙いとして成果を出していた。その後、第二弾として、営業・設備設計・工事・調達の各部門を中心とした収益力向上プロジェクトに取り組み始めるところだった。しかし、同社では今までの歴史の中で、これらの部門間の協力がままならず、業務上のネックになることが少なくなかった。同社社長は、プロジェクト成功のためには、チームメンバーでもある各部門の部長どうしの牽制作用を弱めて協力関係をつくり、良きチームワークを築くことが必須条件であると認識していた。この課題を解決するために、プロジェクト開始に際して部長どうしのオフサイトミーティングを開催しようと考えた。
５．活動の主体
プロジェクト事務局課長Ａさん（３６歳・商品開発部に所属していたが、全社プロジェクト推進の要としてプロジェクト事務局の専任メンバーに就いた）
６．オフサイトミーティングの準備
①Ｚ社とスコラのプロセスデザイナー（以下、ＰＤ）との準備ミーティング
・Ａさん、Ａさんの上司、社長より、会社概況、プロジェクトの背景と期待、プロジェクトメンバー個々の背景、オフサイトミーティングへの期待などを教えてもらい、会社やプロジェクトへの思いを共有する
・オフサイトの考え方、全体の進め方、今回のゴールイメージを共有する
②Ａさんとのメールのやりとり
・当日の参加者（11名、社長は２日目の途中から参加）、スケジュール、会場、資料（オフサイトミーティング説明レジュメ）、準備物（ＰＣ、プロジェクター、ホワイトボード、食事、懇親会、飴類、飲み物など）の確認
③当日、Ａさんと事前の最終確認
７．オフサイトミーティングの流れ
●１日目
15:00～18:00　今回の主旨説明（Ａさん）→「強いチームとは」の情報提供とオフサイトミーティングの紹介（スコラＰＤ）→自己紹介（①プライベートのこと②仕事のこと）
18:00～19:00　夕　食
19:00～　　　懇親会
●２日目
8:30～12:00　チェックイン（参加者がひとりずつ、今回のオフサイトミーティングのゴールイメージを語る）→チームの共有ゴールをポストイットに書き出す→ポストイットを貼り出す→フリーディスカッション→アウトプットの確認（９の成果を参考）→社長からのメッセージ→チェックアウト（参加者が感想を語り、ゴールイメージの達成度を述べる）
８．オフサイトミーティングのフォロー
終了後、Ａさん、Ａさんの上司、スコラのＰＤとで振り返りミーティングを実施。オフサイトミーティングの成果と事務局のアクションの２点を確認し合う
９．成果
①調達・設備設計・工事を中心に参加者の牽制度が低下し、協力関係のきっかけができた
②プロジェクト会議では「悪い情報」を歓迎し、「悪い情報」を出したメンバーに感謝の言葉を述べる
③②をプロジェクトメンバーの心得としてポスターを作成する
１０．スコラのプロセスデザイナーの役割
①問題状況の解決へ向けた、オフサイトミーティングの設計
②事前、事後を含めたオフサイトミーティングのコーディネーション
・言いにくいハードルを下げて、気楽で真面目な雰囲気をつくる
・意見の相違による対立点を明確にし、やりとりを誘発し共通理解を得る
・他社事例から、問題解決のヒント、問題を見る視点を投げ込む
１１．オフサイトミーティングのある場面での、参加者のやりとりの再現
２日目の終了１時間ほど前の場面――調達部長（以下、調達）・設備設計部長（以下、設備）・工事部長（以下、工事）がお互いの関係についての問題が顕在化しているにもかかわらず、それを先送りしようとしていた。
調達：「設備設計が出す調達品の要求仕様書に不明確な部分が多いようだ。また、すでに納期が間に合わないものも多い」
設備：「細かいところは聞けばいいじゃないか」
調達：「聞いてもその場で明確にならない、と言っている」
設備：「そんなことはないと思う、でも、調達部のメンバーも正直に購入原価を教えないようだ」
調達：「そんなバカな、そんなことがあるはずがない、どの案件のどの部品のことだ、証拠を示せ」
設備：「今は覚えていない」
調達：「覚えてもいないのに、いい加減なことを言うな」
設備：「部下からそういう話があったんだ、部下はウソなんか言わない」
調達：「事実で話してくれ、話が進まないだろ」
皆さん：「･･･」
某氏：「他の話をしようか」
ＰＤ：「この問題を先送りにして大丈夫ですか？」
工事：「いいんじゃないの、話したくないようだし」
ＰＤ：「本当にいいんですか、もう一度“強いチームの条件”を思い出してください、こういう問題をきちんと向き合って話し合えてこそ、いいチームができていくと思いますよ」
工事：「じゃあ言うけど、ウチでも工事現場に来るはずのモノが納期通りに来ないという話が結構ある」
調達：「それもウチが悪いのか」
工事：「調達に聞いても、メーカーがどうのこうのと言い訳ばかりらしいが、よく聞くと何日に延びたと教えてくれるようだ、先に連絡してくれれば何も問題にならない」
調達：「いつだ、どの案件だ、事実で話してくれ」
工事：「そういう話をよく聞く、という話だ」
調達：「事実を調べさせてもらう、それでいいだろう」
Ａさん：「それで解決する話ですか、『できていない』『間に合わない』『わからない』といった『悪い話』がしにくいところが問題ではないでしょうか」」
ＰＤ：「２つ問題があって、ひとつはお互いに『悪い状況』を隠そうとしたり、ごまかそうとすることが当たり前になっていること。もうひとつは、そういう話をしたときに相手や周囲が一緒に解決策を考えたり、カバーしあったりしてくれないと思い込んでいる、つまり信頼感がないこと。これでは問題が隠れてしまいます。そういうネガティブな話が出たときに、相談に乗ってくれるという信頼感があれば、本当の問題がざくざく出てくるんじゃないですか？　だって、お互い様じゃないですか、人間は失敗をする存在ですよ」
Ａさん：「プロジェクト会議でも、設備設計部の参加者から『まだ設計が終わっていない』という話が出たら、工事部長はすぐに『だれだ担当者は』と犯人探しをするような発言で、怒りますよ」
工事：「それは当たり前だろう」
ＰＤ：「その当たり前が、『悪い話』を出させていない可能性はないですか」
工事：「そんなバカな、そんなひ弱でどうする･･･？」
設備：「あるかもしれない」
Ａさん：「怒ったり、犯人探しをするんじゃなくて、遅れた原因を一緒に考えればいいんですよ。皆さんのような偉い人が思っている以上に、下は言い出しっぺになって損することを嫌がってますよ」
･････
ＰＤ：「今日集まったメンバーで、プロジェクトメンバー間では『悪い話が出たら感謝する』をチーム心得として、ポスターか何か作ったらどうでしょうか？」
某氏：「オレはその話に乗った、賛成」
皆さん：「賛成」

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